Home » Privacyverklaring

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@Ikas.nu, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag IKAS persoonsgegevens verwerkt

De verwerking van uw persoonlijke gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.

IKAS verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Het afhandelen van uw betaling
Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
Om goederen en diensten bij u af te leveren
IKAS analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.
IKAS volgt uw surfgedrag over verschillende websites waarmee wij onze producten en diensten afstemmen op uw behoefte.
IKAS verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

IKAS neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van IKAS) tussen zit.

IKAS gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

IKAS Facturering tbv CRM en facturering

Hoe lang bewaart IKAS relatiegegevens
Voor het uitvoeren van projecten en diensten wordt persoonlijke data van u als relatie opgeslagen in ons crm / facturering systeem. Hierin worden o.a. persoonlijke gegevens, offertes, gespreksverslagen en  inloggegevens (van derden) opgeslagen. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van projecten en onderhoud zoals die in een overeenkomst zijn afgesloten.  Na het beëindigen van een overeenkomst wordt deze informatie niet automatisch verwijderd. Deze informatie blijft op een interne server beveiligd opgeslagen ten behoeve van onze archivering en naslag.

U kunt via info@Ikas.nu een verzoek indienen om deze persoonlijke gegevens te laten verwijderen. Uitgesloten hiervan is de data die door ons wettelijk moet worden bewaard ten behoeve van bijvoorbeeld de belastingdienst.

Delen van relatiegegevens met derden

IKAS verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. IKAS blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website van IKAS zijn verbonden. IKAS kan namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop deze met uw gegevens omgaan

Persoonlijke gebruiker gegevens van websites/e-commerce traffic

Medewerkers van IKAS hebben toegang tot de website/e-commerce beheersystemen van relaties. In deze systemen worden bezoekersgegevens opgeslagen. Het gaat hier om orderbevestigingen, aanmeldingen voor nieuwsbrieven, ingevulde contactformulieren en persoonlijke gegevens die worden opgeslagen in een extranet.  Voor medewerkers van IKAS is toegang tot deze gegevens van belang voor het uitvoeren van werkzaamheden volgens de afgesloten overeenkomst én om adequaat in te kunnen spelen in het geval van onderhoud- en/of storing. IKAS zal alléén op verzoek van de relatie deze persoonlijke gegevens gebruiken om contact op te nemen met een bezoeker.

Na beëindiging van de overeenkomst wordt het product/dienst en de daarbij horende database verwijderd. De persoonlijke gegevens die in de periode van de geldende overeenkomst zijn verzameld, zijn niet meer beschikbaar. Tenzij hier schriftelijk andere afspraken over zijn gemaakt.

Logbestanden in websitebeheer systemen

Voor het beheren van een website wordt voor klanten een persoonlijk account aangemaakt. Doorgevoerde wijzigingen worden onder naam van dit account opgeslagen in een logbestand. Dit logbestand met persoonlijke informatie is voor de medewerkers van IKAS toegankelijk. Aan de hand hiervan kunnen issues worden teruggeleid naar de handelingen/accounts die hiervoor verantwoordelijk zijn.

Na beëindiging van de overeenkomst wordt het product/dienst en het daarbij horende logbestand verwijderd. De persoonlijke gegevens die in de periode van de geldende overeenkomst zijn verzameld, zijn niet meer beschikbaar. Tenzij hier schriftelijk andere afspraken over zijn gemaakt.

Back-up procedure

Een goede back-up procedure vindt IKAS belangrijk. Wanneer er door onderhoudswerkzaamheden en- of wijzigingen aan een opgeleverd product/dienst elementen verloren gaan, kan IKAS met behulp van een back-up de schade en kosten voor herstelwerkzaamheden beperken. Standaard wordt een backup gemaakt van een website die 7 dagen wordt bewaard. Maakt u geen gebruik van een WordPress website, dan wordt ook een maandelijkse backup gemaakt waarvan een versie wordt weggeschreven naar een interne beveiligde server en een versie via een veilige verbinding (SSL) wordt weggeschreven naar een externe beveiligde server.

Medewerkers van IKAS hebben toegang tot de weggeschreven back-ups van relaties. In deze back-ups worden bezoekersgegevens opgeslagen. Het gaat hier om orderbevestigingen, aanmeldingen voor nieuwsbrieven, ingevulde contactformulieren en persoonlijke gegevens die worden opgeslagen in een extranet.  Voor medewerkers van IKAS is toegang tot deze back-ups van belang om adequaat in te kunnen spelen in het geval van onderhoud- en/of storing.

Na beëindiging van de overeenkomst wordt de back-up en de daarbij horende database verwijderd. De back-ups die in de periode van de geldende overeenkomst zijn verzameld, zijn niet meer beschikbaar. Tenzij hier schriftelijk andere afspraken over zijn gemaakt.

Hosting

De hosting van opgeleverde websites wordt extern verzorgd. IKAS heeft hiervoor een reseller overeenkomst met gespecialiseerde hostingbedrijven. Dit betekent dat uw website en de verzamelde data door uw website geplaatst wordt op een server bij één van onze hostingpartners. IKAS heeft met deze hosting providers een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de veiligheid en waarborging van uw gegevens wordt gegarandeerd door de betrokken hostingpartner.

Google Analytics

Voor websitestatistieken van onze klanten wordt een IKAS analytics account/gebruiker aangemaakt. Hierin worden analytische gegevens verzameld over de websitegebruikers van onze klanten. Deze statistieken zijn toegankelijk voor de medewerkers van IKAS. Het verzamelen van deze gegevens heeft als doel om de performance en gebruikerservaring van een website te verbeteren.

Na beëindiging van de overeenkomst wordt IKAS als gebruiker uit het Google analytics account verwijderd. Medewerkers van IKAS hebben dan geen toegang meer tot dit account en de daarbij behorende statistieken.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

IKAS gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. IKAS gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Wilt u meer informatie over welke cookies er gebruikt worden, lees dan onze cookieverklaring.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Op deze website kunnen ook cookies worden geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale media-bedrijven.

Sociale media

IKAS is op verschillende sociale media te vinden, zoals Facebook, LinkedIn, Twitter en Instagram. Wanneer u ons volgt op sociale media krijgen wij mogelijk toegang tot een deel van uw profielgegevens. IKAS volgt ook zelf sociale media kanalen en kan op die manier toegang krijgen tot gegevens op uw sociale media.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door IKAS. U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u bewaren, in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens, verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@Ikas.nu.

IKAS wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Nieuwsbrief

Bezoekers van onze website kunnen zich aanmelden voor onze digitale nieuwsbrief die via e/mail wordt verzonden. Als een bezoeker zich heeft aangemeld voor onze digitale nieuwsbrief die via e/mail wordt verzonden, kan hij of zij zich te allen tijde met één klik afmelden via de speciale afmeldlink in onze nieuwsbrief. Klanten van IKAS waarmee wij een factuurrelatie hebben worden automatisch toegevoegd aan het abonneebestand van onze nieuwsbrief. Periodiek worden er vanuit IKAS mailingen verzonden die nodig zijn voor het onderhouden van een goede klantrelatie. Ook heeft onze nieuwsbrief een informatieve functie. Via onze nieuwsbrief worden onze klanten geïnformeerd over belangrijke updates of wijzigingen die voor de geleverde diensten van belang kan zijn.

MailChimp

Voor het verzenden van onze digitale nieuwsbrief maakt IKAS gebruik van het emailprogramma MailChimp. U kunt zich via elke mail die u krijgt van IKAS hiervoor uitschrijven. Voor meer informatie over het privacybeleid van MailChimp kunt u hier terecht. IKAS heeft met MailChimp een vewerkersovereenkomst.

Hoe IKAS persoonsgegevens beveiligd

IKAS neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via info@Ikas.nu. IKAS heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.

De software die gebruikt wordt voor het inzien van persoonlijke gegevens bevind zich achter een wachtwoord.

Wanneer een werkstation niet wordt gebruikt, dan wordt deze op inactief gezet en is het werkstation alleen toegankelijk middels een wachtwoord.

Onze werknemers zijn verplicht elk half jaar hun wachtwoord te wijzigen.

Wij zorgen ervoor dat uw websitegegevens via een SSL certificaat en dus een beveiligde verbinding worden verstuurd. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslot in de adresbalk.

SPF is een internetstandaard die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.

DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam naar het hieraan gekoppelde IP-adres; het wordt voorzien van een digitale handtekening. U kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat u omgeleid wordt naar een vals IP-adres.